• Creazione di una nuova comunicazione
• Sezione bozze
• Sezione Invio programmato
• Archivio comunicazioni spedite

Questa funzionalità può essere considerata il vero fulcro del programma, è da Gestione Email infatti che accediamo alla procedura di creazione e spedizione della nostra Newsletter.
Cliccando su “Crea comunicazione email” accediamo ad una schermata simile alla seguente:

L’intera procedura di creazione ed invio può essere riassunta in 4 step: Selezione della draft, Preparazione della comunicazione, Selezione del Target di Invio, Spedizione.

Una draft⁽⁹⁾ è un modello e-mail preimpostato da Logicamente Srl che permette di dare una personalizzazione grafica alle vostre comunicazioni, in linea con le vostre specifiche esigenze di invio e/o con la vostra immagine aziendale.
Il programma vi chiede innanzitutto quale draft utilizzare per creare la vostra comunicazione.
La fase di selezione della draft è molto importante nel caso sia attivato Logicamail Modulo Lingue è in questo momento infatti che effettuiamo un primo filtro sul target di invio.
Se ad esempio selezionamo la draft “Hotel Pasqua ENG”sappiamo già a priori⁽¹⁰⁾ che il nostro invio interesserà esclusivamente i destinatari inglesi, e che gli utenti italiani non verranno considerati.

Nota 9:
all’attivazione di Logicamail vengono solitamente comprese una o più draft che Logicamente Srl realizza in base alle vostre esigenze e alle vostre indicazioni; la draft è un file HTML che deve rispettare rigide regole di progettazione affinchè venga letto correttamente dai più diffusi programmi di posta presenti in rete, comprese tutte le applicazioni webmail che permettono di leggere la posta direttamente da Internet.
Solitamente vi viene chiesto un logo, alcune foto, ed è poi Logicamente Srl  che vi propone alcune bozze grafiche che una volta approvate verranno sviluppate tecnicamente e caricate su Logicamail ; una volta realizzata una draft la potete usare quanto volete e personalizzarla come meglio credere in base alle specifiche esigenze; per quanto accennato prima relativamente alla compatibilità con i vari programmi di posta le draft hanno solitamente un layout molto semplice fatto di una testata (header) ed un piè di pagina (footer) fissi ed un corpo editabile aggiornabile di volta in volta dalla vostra area Logicamail

Nota 10:
attenzione a non confondere la profilazione a priori in lingua (associata nello specifico al Modulo Lingue) con quella relativa ad un campo Nazione eventualmente configurato come campo profilato all’interno del database; questa infatti, così come tutte le altre profilazioni, avverrà a posteriori, solamente in fase di definizione target nella schermata di invio

Saltano subito all’occhio tre campi testuali: Oggetto, Nome mittente ed Email mittente.
L’Oggetto non è altro che il titolo/oggetto della nostra comunicazione: l’oggetto assume un ruolo cruciale nell’intero processo di spedizione in quanto studi statistici rilevano che questo dato all’apparenza poco rilevante ha un impatto determinante sulla percentuale di lettura delle nostre comunicazioni.
Per scrivere un oggetto efficace occorrono alcune nozioni base di e-mail marketing: per ora basti sapere che a livello pratico per non imbattersi nei filtri antispam occorre evitare il più possibile maiuscoli, caratteri speciali, riferimenti ad altri siti, oggetti troppo lunghi, etc.. e a livello pubblicitario occorre, utilizzando non più di 5/6 parole, catturare da subito l’attenzione di chi riceve la nostra newsletter, utilizzando un linguaggio accattivante e allo stesso tempo chiaro sul contenuto di quello che stiamo offrendo con la nostra comunicazione.

Nome ed e-mail mittente sono invece definiti in fase di attivazione insieme a Logicamente Srl. Solitamente il Nome mittente è la ragione sociale dell’azienda che invia la comunicazione, mentre l’Email mittente è l’indirizzo principale dal quale spediamo la nostra comunicazione e al quale riceveremo le risposte dei nostri clienti/potenziali clienti.
Se lasciamo vuoti i campi Nome mittente e Email mittente verranno utilizzati i valori di default configurati nel programma (e visibili a fianco a destra in figura), nel caso invece abbiamo necessità di personalizzare questi valori possiamo inserire i valori da utilizzare nei campi di testo dedicati.

Al centro della pagina abbiamo invece il modello (draft), un editor e alcuni pulsanti aggiuntivi sulla sinistra. Come accennato in precedenza header e footer sono fissi ma possiamo personalizzare il corpo della nostra comunicazione come meglio crediamo, posizionandoci con il cursore del mouse all’interno del riquadro, in corrispondenza del testo segnaposto “TITOLO Testo Testo..”, e inserendo qui il nostro testo, le nostre immagini, i nostri link, mediante l’editor di testo.
Vediamo qui di illustrare gli strumenti più utili messi a disposizone dall’editor di Logicamail:

L’editor di Logicamail utilizza le funzioni tipiche di formattazione di un editor testuale classico, ovvero B (grassetto), I (corsivo), U (sottolineato), abc (barrato), allineamento (sinistra, centrato, destra, giustificato), elenchi (puntati, numerati).
Per quanto riguarda il carattere utilizzato (font) è possibile invece definire la famiglia (Verdana, Arial, Times, etc..) la dimensione del carattere, il colore (testo, evidenziato).
Codice Sorgente permette invece di visualizzare il codice in formato HTML della nostra comunicazione e può tornare utile ad esempio quanto mettiamo mano ad una comunicazione esistente e vogliamo fare subito una copia di backup in modo per evitare problemi qualora sbagliassimo qualcosa e non riuscissimo più a tornare al punto di partenza. Reincollando il codice sorgente originario recuperiamo infatti la newsletter esattamente come era prima del nostro intervento.
Altre funzioni utili sono quelle che permettono l’inserimento di tabelle, link ipertestuali e immagini, funzioni che esaminiamo  ora nel dettaglio.

Le tabelle sono utili quando si vogliono allineare testi ed immagini con estrema precisione, mantenendo fissa ad esempio la distanza tra la cella che contiene il testo e la cella che contiene l’immagine, quale che sia il testo da inserire. Si possono infatti usare celle di tabelle vuote come veri e propri separatori che definiscono un margine tra un elemento ed un altro.
Le proprietà della tabella sono molto intuitive: si definiscono innanzitutto il numero di righe e di colonne e la larghezza della tabella (si tenga presente che la larghezza della draft non supera mai i 660px).
Dimensione del bordo, Spaziatura celle e Padding celle, a meno di esigenze particolari, si impostano sempre a zero.
Cliccando con il tasto destro del mouse sulle celle della tabella inserita possiamo andare a impostare le proprietà della singola cella come ad esempio la larghezza fissa oppure l’allineamento orizzontale/verticale del testo e delle immagini in esse contenuti (molto utili quando vogliamo che testo e immagini stiano sempre in cima alla cella e non vengano invece centrati quando la cella si allunga in base al contenuto).

È raro fare direttamente riferimento al percorso web esatto di dove si trova l’immagine, nel qual caso basta riempire il campo URL.
Nella maggior parte dei casi occorre invece caricare un’immagine dal proprio computer oppure selezionare una foto che abbiamo già caricato in precedenza sul server di Logicamail.
Per effettuare una di queste due operazioni occorre cliccare su “Cerca sul server”:

Se l’immagine è già presente sul server è sufficiente selezionarne l’anteprima con un doppio click altrimenti se abbiamo necessità di caricare una foto presente nel nostro computer (all’interno di un CD/DVD oppure dentro la nostra chiavetta USB) occorre cliccare sul pulsante “Upload”.

Cliccato su Upload selezionamo la foto con il classico tasto Sfoglia e la copiamo sul server mediante il pulsante Carica File.
Selezioniamo quindi l’immagine caricata e torniamo alla schermata delle proprietà nella quale andiamo ad impostare come prima le dimensioni (se è necessario ridimensionare⁽¹¹⁾ l’immagine, si ricordi anche in questo caso che la larghezza massima della draft è di 660px per cui l’immagine non potrà avere larghezza maggiore).
Altre proprietà utili sono il bordo (cornice) dell’immagine, l’allineamento (sinistra, destra) rispetto al testo e la distanza orizzontale (HSpace) e verticale (VSpace), sempre rispetto al testo.
L’unità di misura per larghezza, altezza, bordi e margini è sempre il pixel.

Nota 11:
è fortemente consigliato ridimensionare le immagini con un programma di editing grafico (Photoshop o analoghi gratuiti) prima di caricarle su [Logicamail] in quanto immagini pesanti in KB non sono gradite ai filtri ANTISPAM e possono rallentare il tempo di caricamento dei file su server, e sui computer dei vostri clienti (i tempi di attesa non diminuiscono anche se le immagini vengono ridimensionate direttamente dall’editor come appena visto, in quanto il file che avete caricato e che avete ridimensionato via editor viene sì ridimensionato in fase di visualizzazione della newsletter ma continua a pesare in KB allo stesso modo)

Terminato di esaminare l’editor vediamo ora di occuparci dei bottoni che si trovano alla sua sinistra, ovvero Salva, Anteprima e Campo Dinamico.
Campo Dinamoco permette di inserire dentro al corpo della mail la seguente istruzione [generalita]. E quindi?
Facciamo un esempio pratico così capiamo meglio l’utilità di questa istruzione (o tag dinamico).
Mettiamo di cominciare così la nostra comunicazione: “Gentile [generalita]”: cosa accade quando la comunicazione arriva sul computer dei miei clienti? Accade che il tag dinamico [generalita]” viene interpretato e convertito dal sistema con un riferimento al singolo destinatario, che ha così l’impressione di ricevere una comunicazione personalizzata.
Se il campo Generalità è configurato⁽¹²⁾  sul campo Nome Cognome verrà di fatto interpretato in questo modo: “Gentile Ugo Cacciaguerra”, “Gentile Maurizio Ercolani”, etc.. ; le informazioni dei destinatari vengono estratti in maniera automatica⁽¹³⁾ dal database.

Nota 12:
in fase di attivazione di [NOME PIATTAFORMA] occorre decidere quale campo impostare come campo generalità (solitamente Ragione Sociale, Nome Cognome, Cognome Nome, Cognome, Nome); durante un invio ad una lista viene invece utilizzato il campo Generalità presente nel modello csv

Nota 13:
si pone un problema se il dato associato al campo generalità non è presente per tutti i destinatari all’interno del database; è infatti possibile ad esempio che alcuni destinatari all’interno del database non abbiano settato il campo Nome Cognome, e in questi casi il tag dinamico verrebbe rimpiazzato da una stringa vuota (“Gentile _”); per ovviare al problema occorre assicurarsi che tutti i destinatari dell’invio abbiano settata questa informazione; o ancora si possono studiare piccoli stratagemmi per ovviare al problema; se infatti aggiornassimo tutti i nominativi con nome cognome vuoto inserendo la stringa “Cliente” il risultato sarebbe sicuramente più accettabile

Con il pulsante Anteprima è possibile vedere un’anteprima della comunicazione che stiamo allestendo (non fedele al 100%) mentre con il pulsante Salva bozza e prosegui si accede alla schermata di selezione del target di invio.

Con il pulsante Salva come modello è possibile salvare la comunicazione nella sezione Modelli in modo da riprenderla in un secondo momento oppure utilizzarla come base per creare altre comunicazioni.

Una pratica comune è ad esempio quella di personalizzare l’Oggetto facendo riferimento diretto al nome del destinatario:

“[generalita], questa offerta è per te”

cliccando sul pulsante CAMPO DINAMICO in alto a destra.

Il tag [generalita] viene rimpiazzato in fase di spedizione con il campo settato* in fase di configurazione (tipicamente il Nome) in modo che l’utente destinatario percepisca che la comunicazione sia rivolta direttamente a lui:

“Maurizio, questa offerta è per te”

“Elisa, questa offerta è per te”

La stessa logica vale per il contenuto della nostra mail: in questo caso si seleziona il CAMPO DINAMICO dal menù a tendina in basso a sinistra:

“Gentile [nome] [cognome] ,
abbiamo selezionato questa offerta per i cittadini di [provincia] …”

che verrà tramutata in:

“Gentile Mario Rossi ,
abbiamo selezionato questa offerta per i cittadini di Ravenna …”

in fase di spedizione.

* è possibile utlizzare direttamente la dicitura con parentesi quadre per inserire campi alternativi anche nell’oggetto

** è possibile personalizzare il campo [generalita] per ogni singola lista

Come prima cosa si assegna un’etichetta univoca a ciascun collegamento in modo che in fase di lettura delle statistiche sappiamo a quale link queste fanno riferimento (es:  “header”, “footer”, “visita_il_nostro_sito”, “contattaci”, etc.. )
Etichettati i link è possibile visualizzarli e verificarne il corretto puntamento.
Se tutto ok si clicca quindi su salva e si completa il tracciamento.

Nota:
Il tracciamento dei link permette di monitorare i click degli utenti sul singolo collegamento;  può essere molto interessante esaminare questi dati per valutare ad esempio qual è la strategia migliore per fare arrivare gli utenti sul nostro sito.
Nel corso del tempo è  possibile valutare quali siano i link più efficaci e quali meno efficaci, e sulla base di questi dati è possibile migliorare la strategia di comunicazione per i nostri invii futuri

È stata recentemente inserita la nuova funzionalità di Tracciamento Automatico che consente di tracciare i link senza la necessità di personalizzare le etichette, funzionalità utile ad esempio se la nostra e-mail contiene un numero corposo di link e non è necessario personalizzare l’uno o l’altra etichetta secondo criteri specifici.